تعرف على مميزات الأرشفة الإلكترونية انتقلَ العالم في الآونةِ الأخيرة نقلةً نوعية فريدة بالتزامنِ مع عصر التكنولوجيا وثورته التي يعيشها العالم منذ مطلع القرن العشرين، فظهر ما يعرف بنظام المعلومات المختصّ بإدارة المعلومات وتنظيمها وأتْمَتَتِها ليُصار إلى استخدامها بطريقة غير يدوية تعتمد على الحاسوب من قِبل العاملين على النظام، ويشار إلى أنه مع تطوّر التكنولوجيا ظهر ما يعرف بعملية الأرشفة الإلكترونية لتكون مختلفة تمامًا عن أتمتة المعلومات من حيث الأداء والمراحل التي تمر بها كلّ منهما، لذلك فقد كان لا بدّ من تقديم مقال يوضّح تعريف ومعنى الأرشفة الإلكترونية والمراحل التي تمرّ بها ومميزاتها للتفرقة بينها وبين عملية الأتمتة التي يخلطُ الكثيرُ بينَهما.

تعريف ومعنى الأرشفة الإلكترونية

يمكنُ تعريف ومعنى الأرشفة الإلكترونية بأنها تلك العملية المنبثقة عن علم الحوسبة، وهي عملية يتم من خلالها الاستعانة تقسيم المعلومات وتصنيفها على شكل جداول يتخللها حقول وصفوف وأعمدة ضمن نطاق دراسة محدد مختص بتقنيات المعلومات الحديثة، وتعتمد عملية الأرشفة الإلكترونية على البرمجيات والحاسبات والمكونات المادية والمنطقية لِتتمَّ على أكمل وجه، كما تتطلب ضرورة وجود تقنيات الاتصالات وملحقاتها لضمان إتمام الوظائف والمهام كافة التي كانت تؤديها الأرشفة التقليدية، وتهدف هذه العملية إلى توسيع رقعة التحكّم بالوثائق وإدارتها وتحسين طرق ووسائل إدارتها بالاعتماد على التنظيم المعلوماتي، ولا بدّ من توفّر ثلاث وحدات رئيسة فيه ليتسم بالكفاءة والفاعلية؛ وهي: وحدة إدارة النظام المتمثلة بتوفير الحماية والأمان، ووحدة العمل ووحدة التقارير.

مميزات الأرشفة الإلكترونية

انفردتْ هذه العملية المستحدثة بمجموعةٍ من المميّزات التي كان لا بدّ من توفرها، خاصّة مع ازدياد عدد المؤسسات والمنشآت وازدياد توجّهِها نحو الأرشفة الإلكترونية لمستنداتها كافّة، وما أكد على مدى أهميتها بَدءُ التوجهات نحو الاهتمام بتطويرها أكثر منذ السبعينيات على يد لجنة المجلس التقني للأرشيف، ومن أهم ما اتسمت به من مميزات ما يأتي:

• تسهيل وتوفير الوقت في إنجاز المهام الصعبة، كبناء الهيكل التنظيمي للمنشأة.
• السماح بإجراء تعديلات في حال حدوث تطوّرات أو تغييرات أو وقوع بعض الأخطاء.
• توفير الوقت في الوصول إلى المعلومات المراد الحصول عليها بكل سهولة ويسر.
• إجراء التعديلات المرغوب بها على الصور المرفقة ودورانها وتخليصها من الشوائب التي تقلّل من جودتها.
• إتاحة الفرصة في تراسل المعلومات عبر الفاكس أو البريد الإلكترونيّ.

مراحل الأرشفة الإلكترونية

لا بدّ من التنويه إلى أن الأرشفة الإلكترونية لا تتم بخطوة واحدة فقط، بل تتطلّب تمريرَ البيانات والمعلومات في مرحلتين رئيسَتين لا يمكن تجاهلهما خلال إجراء هذه العملية المهمّة في حياة الشركات، وهذه المراحل كما يأتي:

• مرحلة التخطيط للأرشفة الإلكترونية: وتتم هذه المرحلة بكل من: مرحلة الدراسة والمسح، مرحلة التحليل، مرحلة بناء الخطة، مرحلة اختيار البرمجيات ثمّ إعداد قواعد البيانات.
• المرحلة التنفيذية: تعدّ هذه المرحلة تامة في حال إعداد الوثائق والملفات وتحضيرها وتهيئتها للمسح الضوئي، ثم مراقبة الجودة وتدقيقها ليُصار إلى فهرستها لاحقًا، ثمّ إعداد الملفات والحفظ والتخزين، ثمّ الإطلاع على الأرشيف الإلكترونيّ.